Условия обработки персональных данных по поручению

1. Статус сторон

1. Пользователь является оператором персональных данных, содержащихся в загружаемых им Материалах, поскольку он определяет цели их обработки и состав данных, поступающих в обработку.
2. Исполнитель является лицом, осуществляющим обработку персональных данных по поручению оператора в значении части 3 статьи 6 Закона № 152-ФЗ.
3. Исполнитель не определяет цели обработки Материалов, не обрабатывает содержащиеся в них персональные данные в собственных интересах и не является их получателем для самостоятельных целей.
4. Исполнитель не обязан получать согласие субъектов персональных данных на обработку. Обязанность обеспечить правовое основание обработки лежит на Пользователе.
5. Перед субъектом персональных данных за действия Исполнителя отвечает Пользователь. Исполнитель отвечает перед Пользователем.
6. Настоящие Условия распространяются исключительно на данные, содержащиеся в Материалах. Обработка персональных данных самого Пользователя осуществляется Исполнителем как оператором в соответствии с Политикой.

2. Предмет поручения

1. Пользователь поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательство осуществлять обработку персональных данных, содержащихся в Материалах, на условиях, изложенных ниже.
2. Поручение считается выданным с момента загрузки Пользователем Материалов в Сервис и действует до их удаления либо до прекращения Пользовательского соглашения.
3. Отдельный документ о поручении не составляется: настоящие Условия являются его текстом и неотъемлемой частью Пользовательского соглашения.

3. Категории данных и субъектов

Состав данных определяется содержанием Материалов и полностью зависит от того, что загрузил Пользователь. Исполнитель не запрашивает у Пользователя сведения сверх тех, которые содержатся в загруженных документах.

4. Перечень действий и цели обработки

1. Исполнитель совершает следующие действия с персональными данными, содержащимися в Материалах: сбор (приём загружаемых файлов), запись, систематизация, накопление, хранение, извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.
2. Обработка осуществляется исключительно в следующих целях: распознавание и структурирование текста загруженных документов; подбор применимых разъяснений высших судов и норм права; подготовка аналитических материалов и проектов процессуальных документов по заданию Пользователя; контроль достоверности приводимых ссылок; предоставление Пользователю доступа к результатам обработки.
3. Обработка в иных целях, включая маркетинговые, аналитические и статистические цели Исполнителя, не осуществляется.
4. Материалы не используются для обучения, дообучения и настройки моделей машинного обучения.
5. Решения, порождающие юридические последствия в отношении субъектов персональных данных, исключительно на основании автоматизированной обработки не принимаются.

5. Обязанности Исполнителя

1. Обрабатывать персональные данные исключительно в пределах поручения, в целях и объёме, указанных в разделе 4.
2. Соблюдать конфиденциальность персональных данных: не раскрывать их третьим лицам и не распространять без согласия Пользователя, если иное не предусмотрено федеральным законом.
3. Обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, принимая меры, предусмотренные статьёй 19 Закона № 152-ФЗ и разделом 8 настоящих Условий.
4. Обеспечивать соблюдение требований к защите персональных данных лицами, привлекаемыми к обработке, и включать в договоры с ними условия, не менее строгие, чем предусмотренные настоящим документом.
5. Применять псевдонимизацию персональных данных перед передачей текста внешним поставщикам технологий обработки, если соответствующая функция включена Пользователем в настройках Сервиса.
6. Вести технические журналы без сохранения содержимого Материалов.
7. По требованию Пользователя предоставлять сведения, необходимые для подтверждения соблюдения настоящих Условий.
8. Прекратить обработку и удалить персональные данные в случаях, предусмотренных разделом 9.
9. Незамедлительно уведомлять Пользователя об обстоятельствах, указанных в разделе 10.

6. Обязанности Пользователя

1. Обеспечить наличие правового основания для передачи персональных данных в обработку Исполнителю и для их обработки в указанных целях.
2. Не загружать Материалы, передача которых в обработку запрещена законом или противоречит обязанностям Пользователя, вытекающим из его профессионального статуса.
3. Ограничивать состав загружаемых Материалов тем, что действительно необходимо для решения поставленной задачи.
4. Своевременно удалять Материалы, необходимость в которых отпала.
5. Использовать доступные средства Сервиса для снижения объёма передаваемых персональных данных, включая функцию псевдонимизации.
6. Обеспечивать конфиденциальность учётных данных доступа к Сервису.
7. Рассматривать обращения субъектов персональных данных, поступающие в связи с обработкой Материалов, и отвечать на них.

7. Привлекаемые лица

Исполнитель вправе привлекать к обработке третьих лиц исключительно в объёме, необходимом для функционирования Сервиса, на условиях конфиденциальности и безопасности, не менее строгих, чем установленные настоящим документом. Актуальный перечень:

Об изменении перечня привлекаемых лиц Исполнитель уведомляет Пользователя путём размещения новой редакции настоящего документа не позднее чем за 10 (десять) дней до начала обработки новым лицом. При несогласии Пользователь вправе прекратить использование Сервиса и потребовать удаления Материалов.

8. Меры обеспечения безопасности

Исполнитель применяет следующие меры, предусмотренные статьёй 19 Закона № 152-ФЗ:

• определение угроз безопасности при обработке и оценка вреда, который может быть причинён субъектам;
• назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;
• разграничение прав доступа; предоставление доступа работникам исключительно в объёме служебной необходимости;
• применение средств криптографической защиты при передаче данных по каналам связи;
• изоляция Материалов разных дел и разных Пользователей, включая разделение кэшей и хранилищ;
• псевдонимизация персональных данных перед передачей текста внешним поставщикам технологий — при включении этой функции Пользователем (пункт 5.5);
• исключение содержимого Материалов из технических журналов и систем мониторинга;
• физическое удаление Материалов при удалении дела Пользователем без сохранения отложенных копий сверх срока резервного копирования;
• резервное копирование с контролем восстановления;
• регулярный внутренний контроль соответствия принимаемых мер.

9. Сроки обработки и удаление

1. Обработка осуществляется в течение срока, необходимого для достижения целей, указанных в разделе 4, и прекращается при наступлении любого из следующих обстоятельств: удаление дела Пользователем; отзыв поручения Пользователем; прекращение Пользовательского соглашения; достижение целей обработки.
2. Удаление дела Пользователем влечёт удаление относящихся к нему Материалов, истории обработки и результатов.
3. При прекращении Пользовательского соглашения Материалы удаляются в срок 90 (девяносто) дней. До истечения этого срока Пользователь вправе выгрузить результаты.
4. Резервные копии, содержащие удалённые Материалы, уничтожаются в срок до 3 (трёх) месяцев в соответствии с установленным циклом ротации резервных копий.
5. По требованию Пользователя Исполнитель подтверждает факт уничтожения персональных данных.

10. Действия при инцидентах

1. При установлении факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлёкшей нарушение прав субъектов, Исполнитель уведомляет Пользователя незамедлительно, но не позднее двенадцати часов с момента выявления инцидента.
2. Уведомление содержит: описание инцидента, предполагаемую причину, категории и объём затронутых данных, предполагаемый вред, сведения о принятых мерах и контакт ответственного лица.
3. Пользователь как оператор уведомляет уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в сроки, установленные частью 3.1 статьи 21 Закона № 152-ФЗ: о самом инциденте — в течение двадцати четырёх часов, о результатах внутреннего расследования — в течение семидесяти двух часов.
4. Исполнитель оказывает Пользователю содействие в подготовке уведомлений и предоставляет необходимые сведения.
5. Стороны согласовывают содержание уведомлений субъектов персональных данных, если такое уведомление требуется.

11. Обращения субъектов и проверки

1. Обращения субъектов персональных данных, касающиеся Материалов, рассматривает Пользователь как оператор.
2. При поступлении такого обращения непосредственно Исполнителю он передаёт его Пользователю в срок не позднее 3 (трёх) рабочих дней и не отвечает субъекту по существу без указания Пользователя.
3. Исполнитель оказывает Пользователю содействие в исполнении требований субъекта об уточнении, блокировании или уничтожении данных в срок 7 (семь) дней с момента получения указания.
4. При проведении в отношении Пользователя проверки уполномоченным органом Исполнитель предоставляет сведения и документы, относящиеся к обработке Материалов, в разумный срок.

12. Ответственность

1. Исполнитель несёт ответственность перед Пользователем за нарушение настоящих Условий.
2. Пользователь несёт ответственность перед субъектами персональных данных за правомерность передачи Материалов в обработку и за соблюдение требований законодательства при определении целей обработки.
3. Ограничения ответственности, установленные разделом 11 Пользовательского соглашения, применяются к настоящим Условиям, за исключением случаев, когда закон не допускает их установление.
4. Убытки, возникшие вследствие загрузки Пользователем Материалов в нарушение пунктов 6.1–6.2, возмещаются Пользователем.